Contrat d'abonnement des lounges et des HERF

1. À propos du présent contrat

Le présent contrat est conclu entre TeqBean Holdings, LLC, 7901 4th St N, Ste 300, St. Petersburg, FL 33702, États-Unis, qui exploite The Cigar Library (« nous », « notre » ou « nos »), et l'entreprise, le club ou la personne qui gère un lounge ou un HERF sur The Cigar Library (« vous »). Il couvre The Cigar Library pour les lounges et The Cigar Library pour les HERF : la console, la page de votre lounge ou de votre groupe, et les formules qui s'y rapportent. Lorsque nous le proposons dans une autre langue, la version anglaise prévaut en cas de divergence.

Vous l'acceptez en cochant la case indiquant que vous êtes d'accord : lorsque vous demandez à gérer un lounge ou un HERF, ajoutez un groupe à gérer ou souscrivez une formule, et dans la console, où il est demandé à votre propriétaire d'accepter la version en vigueur si votre lounge ou votre HERF ne l'a pas encore fait. Tant qu'il n'est pas accepté, les fonctions de votre formule sont désactivées. La personne qui la coche confirme qu'elle peut accepter en votre nom. Nous enregistrons l'acceptation, son auteur, sa date et la version acceptée. Nos conditions d'utilisation et notre politique de confidentialité s'appliquent au compte personnel de chacun, y compris le vôtre et ceux de votre équipe ; lorsqu'elles diffèrent du présent contrat au sujet de la console, de votre page ou d'une formule, c'est le présent contrat qui s'applique.

2. Ce que nous fournissons

• Une console permettant à votre équipe ou à vos organisateurs de gérer votre liste de membres, les adhésions et cotisations, les casiers, les événements et rencontres, les messages à vos membres, l'enregistrement des arrivées à l'entrée, les rapports et les exports, ainsi qu'une page pour votre lounge ou votre groupe à votre nom et avec votre logo, portant la mention « Powered by The Cigar Library ».
• Des places : des comptes avec une formule payante de The Cigar Library que vous attribuez à vos membres tant qu'ils font partie de votre lounge ou de votre HERF, en nombre égal à ce que votre formule inclut ou à ce que vous achetez.
• Rien n'est vendu via l'application. The Cigar Library ne vend ni tabac, ni alcool, ni aucun autre produit, et n'encaisse aucun argent pour vous. Les adhésions, cotisations, casiers et tout ce que vous vendez vous sont payés directement, et votre équipe enregistre ces paiements dans l'application pour que vous sachiez qui doit quoi. Nous ne sommes ni votre prestataire de paiement, ni votre vendeur officiel (« merchant of record »), ni votre mandataire pour l'encaissement.

3. Formules, facturation et taxes

Pilote : jusqu'au début d'une formule payante, nous pouvons vous laisser utiliser la console gratuitement en tant que pilote, avec les places que nous fixons. Un pilote est convenu directement avec vous, et chacun de nous peut y mettre fin en prévenant l'autre par écrit.

Formules et prix : la rubrique Facturation de votre console indique, avant le paiement, les formules proposées à votre lounge ou à votre HERF, ce que chacune comprend (ses places et ses autres limites) et ses prix mensuels et annuels. Un lounge ou un HERF dont la fiche se trouve au Royaume-Uni est facturé en livres sterling (GBP) ; tous les autres sont facturés en dollars américains (USD). Une modification que nous apportons au prix d'une formule s'applique aux souscriptions postérieures ; une formule que vous payez déjà se renouvelle au prix auquel vous l'avez souscrite, sauf si nous vous informons au moins 30 jours avant un renouvellement que son prix va changer.

Facturation et renouvellement : nous facturons via Stripe, par carte ou, lorsque Stripe le propose, par compte bancaire. Vous êtes débité lors de la souscription, puis chaque mois ou chaque année à la même date, et votre formule se renouvelle automatiquement jusqu'à sa résiliation. Stripe envoie par e-mail un reçu pour chaque paiement.

Places : l'ajout de places entraîne immédiatement le paiement du montant au prorata pour le reste de la période de facturation en cours. Le retrait de places réduit votre prochaine facture, sans remboursement ni avoir pour la période en cours.

Parrainages et partage des revenus : un lounge ou un HERF parrainé par un autre bénéficie de la remise sur le premier mois prévue par nos conditions du programme de parrainage. Lorsqu'une personne s'abonne à The Cigar Library via le lien de votre lounge ou de votre HERF, vous gagnez 20 % de ce qu'elle nous paie (après remises et hors taxes) pendant 12 mois à compter de son premier paiement, sauf accord écrit contraire avec vous, sous forme d'avoir sur vos prochaines factures. Il n'est jamais versé en espèces et reste en attente tant que vous n'avez pas de formule payante.

Taxes : Les prix sont affichés hors taxes. Lorsque la loi nous impose de facturer la TVA, une taxe sur les ventes ou une taxe similaire sur votre formule, nous l'ajoutons lors du paiement et l'indiquons sur votre facture. Si votre entreprise nous communique un numéro de TVA britannique ou de l'UE valide, l'autoliquidation peut s'appliquer à la place, et c'est vous qui déclarez la TVA. Les taxes sur ce que vous vendez à vos propres membres vous incombent.

4. Résiliation, remboursements et paiements refusés

Pour résilier, écrivez-nous depuis l'Assistance. Votre formule prend alors fin à la fin de la période que vous avez payée. Les paiements ne sont pas remboursables, y compris pour une partie de période de facturation et lorsqu'une formule prend fin plus tôt, sauf si la loi en dispose autrement ou si nous choisissons de rembourser.

Si un paiement est refusé, Stripe réessaie au cours des jours suivants, et vos places continuent de fonctionner entre-temps. Lorsqu'une formule prend fin, parce qu'elle a été résiliée ou n'a pas été payée, votre console reste ouverte en lecture seule pendant 30 jours pour que vous puissiez exporter vos dossiers, et choisir une formule pendant ce délai la maintient ouverte ; ensuite, elle ferme. Chaque place prend fin, et le membre qui l'occupait conserve cette formule jusqu'à la fin du mois.

5. Déclarations que vous confirmez

Certains réglages ne peuvent être activés qu'après que le propriétaire de votre lounge ou de votre HERF a coché une déclaration dans la console. En la cochant, vous confirmez que la déclaration est exacte. Nous enregistrons qui l'a cochée, quand, quelle déclaration et sa version, et nous redemandons chaque fois que le réglage est désactivé puis réactivé. Nous nous fondons sur ces déclarations : nous ne les vérifions pas, et elles ne font pas de nous votre conseil juridique.

• Points de fidélité : seul l'un de nos administrateurs peut autoriser les points de fidélité pour votre lounge ou votre HERF, et pour l'instant nous ne les autorisons pas pour ceux dont la fiche se trouve au Royaume-Uni. Les points s'obtiennent uniquement en pointant son arrivée. Pour activer la fidélité, vous confirmez avoir vérifié auprès de votre propre avocat qu'un programme de fidélité est autorisé là où vous êtes, et que ses récompenses ne seront jamais du tabac, des échantillons gratuits ou des réductions sur le tabac.
• Prix sur votre liste publique de stock : votre liste de stock n'affiche les prix au public qu'après que vous avez confirmé avoir vérifié auprès de votre propre avocat que l'affichage public des prix du tabac est autorisé là où vous êtes. Un lounge dont la fiche se trouve au Royaume-Uni ne peut pas afficher de prix publiquement.

En activant les spiritueux dans les casiers, vous confirmez aussi que votre licence et la loi du lieu où vous êtes permettent aux membres de conserver leurs propres bouteilles dans votre établissement, et vous tenez tout registre les concernant que votre licence ou la loi exige.

6. Vos responsabilités

La loi du lieu où vous êtes

Vous êtes responsable de vos propres licences et des lois qui s'appliquent à votre lounge ou à votre HERF et à ce que vous faites via The Cigar Library : vente et licences de tabac, règles sur les espaces sans tabac et les interdictions de fumer, règles sur l'alcool et sur les boissons apportées par les clients, limites de sécurité incendie et de capacité d'accueil, ainsi que le droit de la consommation, du marketing et de la protection des données. L'application ne vérifie ni ne fait respecter aucune de ces règles.

Âge

Seuls les adultes peuvent utiliser The Cigar Library : les personnes âgées de 21 ans ou plus, ou de l'âge minimum plus bas que nous avons fixé pour le pays d'un membre, qui n'est jamais inférieur à 18 ans. Quoi que l'application permette, vous n'admettez jamais une personne n'ayant pas l'âge légal pour le tabac là où vous êtes. Les membres confirment leur âge lorsqu'ils vous rejoignent ; vous vérifiez en personne une pièce d'identité officielle et enregistrez « pièce d'identité vérifiée » dans l'application, qui conserve la date et le nom du membre de l'équipe, et jamais une image de la pièce. La vérification en personne vous incombe.

Échantillons gratuits, récompenses et promotions

Vous n'utilisez jamais The Cigar Library pour offrir du tabac, distribuer des échantillons gratuits ou proposer des réductions sur le tabac, et aucune récompense de votre programme de fidélité n'est rien de tout cela. Les récompenses ne sont jamais accordées pour le fait de fumer. Avant de proposer une boisson en récompense, vérifiez les règles applicables aux promotions sur l'alcool là où vous êtes. Votre programme de fidélité, vos réductions, vos événements et vos promotions vous appartiennent, et vous êtes responsable de leur licéité là où vous êtes.

Publicité et ce que vous publiez

Votre page, votre fiche, vos événements et rencontres, votre liste de stock et vos messages vous appartiennent. Vous êtes responsable de leur conformité aux règles sur la publicité, la promotion et le parrainage en faveur du tabac là où vous êtes et là où vous les destinez, y compris celles du Royaume-Uni et de l'Union européenne, et du droit d'utiliser tout nom, logo ou photo. Ne les utilisez pas pour la publicité ou le parrainage d'une marque de tabac là où la loi l'interdit. Nous vérifions les événements publics avant leur affichage, puis de nouveau après une modification. Nous pouvons masquer ou retirer tout ce que vous publiez, ou désactiver un réglage, si nous estimons que cela peut enfreindre ces règles ou nos conditions d'utilisation. La mention « Powered by The Cigar Library » reste sur chaque page.

Casiers

Vous fixez vos propres conditions de casiers et votre règle sur le sort du contenu d'un casier lorsqu'une location expire. L'application enregistre votre règle, l'acceptation du membre, les délais de grâce, les avis et tout retrait, mais ce qu'il advient du contenu se passe en dehors de l'application, selon votre règle et la loi. N'enregistrez qu'un numéro de clé ou de cadenas, jamais une combinaison. Ce que les membres indiquent dans leurs casiers relève de leur propre déclaration, et non d'un inventaire que vous avez vérifié.

Équipe

Vous choisissez votre équipe ou vos organisateurs et leurs rôles, et vous êtes responsable de ce qu'ils font dans la console. Chaque compte de l'équipe doit utiliser la connexion en deux étapes. Retirez toute personne qui part, et prévenez-nous immédiatement si vous pensez qu'un compte de l'équipe a été utilisé à mauvais escient.

Messages à vos membres

Vous êtes l'expéditeur de vos annonces. L'application ne les envoie qu'aux membres qui ont accepté d'avoir de vos nouvelles, par e-mail ou par notification push, jamais par SMS. Chaque e-mail vous désigne comme expéditeur, « via The Cigar Library », depuis notre adresse d'envoi, avec votre adresse postale et un lien qui arrête immédiatement vos messages ; tenez votre adresse postale à jour dans les Paramètres. Votre formule fixe le nombre d'annonces que vous pouvez envoyer par mois. Les avis concernant le casier ou l'adhésion d'un membre sont envoyés à chaque membre concerné, doivent porter uniquement sur ce sujet et ne comptent pas dans votre limite. N'envoyez rien de trompeur ou d'illicite.

7. Données des membres

Les comptes personnels, les collections, les avis et l'activité des membres nous appartiennent, dans le cadre de notre politique de confidentialité. Vos dossiers professionnels sur vos membres vous appartiennent : votre liste de membres, les numéros de membre, les adhésions, les locations et journaux de casiers, les paiements enregistrés, les arrivées enregistrées, les notes de l'équipe, les événements et les messages. Nous conservons et utilisons ces dossiers pour vous, comme le prévoit la section 8.

Un membre qui vous rejoint partage toujours avec vous son nom, sa photo et son adresse e-mail tant qu'il fait partie de votre lounge ou de votre HERF. Il peut aussi choisir de partager des informations de son profil, un résumé de sa collection, sa liste d'envies et ses cigares favoris, et modifier ou retirer ce partage à tout moment dans Mes lounges. N'utilisez ce qu'ils partagent que pour les servir. Vous ne vendez, ne louez ni ne transmettez les données des membres, et ne les utilisez à aucune autre fin que la gestion de votre lounge ou de votre HERF et le service à ses membres. Chaque export est journalisé avec son auteur, sa date et la liste concernée.

Un membre qui quitte votre lounge ou votre HERF conserve son propre compte. Lorsqu'un membre supprime son compte, vos dossiers le concernant restent sous « Ancien membre », sans son adresse e-mail, son numéro de téléphone ni son compte, pour que vous puissiez régler un casier ou des cotisations ; ses arrivées enregistrées disparaissent avec son compte.

8. Comment nous traitons vos dossiers

Nous conservons et utilisons vos dossiers sur vos membres pour vous, en tant que prestataire de services (votre « sous-traitant », selon les termes du droit de la protection des données), aux conditions suivantes :

• Quoi et pourquoi : les dossiers portent sur vos membres et anciens membres, les personnes de votre liste qui ne vous ont pas encore rejoint, les invités dont vous enregistrez l'arrivée ou qui réservent une table, et votre équipe : leurs noms, adresses e-mail, numéros de téléphone et de membre, adhésions, casiers, paiements enregistrés, la date de vérification de leur pièce d'identité et son auteur, les heures d'arrivée, les notes de l'équipe, ce que les membres ont choisi de partager et leur consentement à vos messages. Nous les conservons pour faire fonctionner votre console et votre page, envoyer vos avis et messages, enregistrer l'arrivée des membres, produire les rapports et exports que vous demandez et vous facturer. Ils ne contiennent jamais d'images de pièces d'identité, de dates de naissance, de numéros de cartes de paiement ni de combinaisons de cadenas.
• Vos instructions : nous n'utilisons vos dossiers que pour fournir le service, selon le présent contrat et ce que votre équipe fait dans la console. Nous ne les vendons pas, ne les partageons pas à des fins publicitaires et ne les combinons pas avec d'autres données, sauf dans la mesure où le service l'exige (par exemple pour montrer à un membre sa propre adhésion).
• Cloisonnés : chaque dossier est rattaché à son lounge ou à son HERF, et chaque requête de la console est vérifiée par rapport à celui-ci, de sorte que l'équipe d'un lounge ou d'un HERF ne peut pas accéder aux dossiers d'un autre.
• Sécurité : les données sont chiffrées en transit et conservées par notre hébergeur aux États-Unis. L'accès est limité à votre équipe selon son rôle, à chaque membre pour ses propres dossiers et à nos administrateurs pour l'assistance ; l'ouverture par un administrateur de la vue d'assistance de votre console est journalisée. Les membres de notre équipe et nos sous-traitants qui peuvent accéder à vos dossiers sont tenus à la confidentialité.
• Prestataires : Render héberge l'application et sa base de données ; Cloudflare gère notre domaine et stocke les photos ; Resend envoie vos e-mails ; les services push des navigateurs et Apple distribuent les notifications push et les cartes Wallet ; Twilio envoie les SMS qu'un membre a choisi de recevoir, comme une modification que vous apportez à son casier ; votre logo et vos photos passent par les contrôles de photos décrits dans notre politique de confidentialité (Amazon Web Services, Anthropic et le Canadian Centre for Child Protection) ; et Stripe vous facture et ne conserve aucun dossier de vos membres. Notre politique de confidentialité recense tous les prestataires. Nous vous informerons avant d'en ajouter un qui traite vos dossiers, et vous pourrez mettre fin au présent contrat si vous vous y opposez.
• Incidents de sécurité : si nous apprenons qu'une personne qui n'aurait pas dû le faire a accédé à vos dossiers, nous vous en informons dans les meilleurs délais, vous disons ce que nous savons et vous aidons à remplir vos propres obligations de notification.
• Demandes des membres : si un membre vous demande de consulter, rectifier ou supprimer vos dossiers le concernant, nous vous aidons à répondre. La console permet à votre équipe de rectifier les informations d'un membre, et l'export des membres vous fournit une copie de ce que vous détenez. Nous vous transmettons toute demande que nous recevons au sujet de vos dossiers.
• Questions sur notre sécurité : une fois par an, à votre demande, nous répondons à un questionnaire de sécurité raisonnable.
• Votre part : vous disposez d'une base juridique, et donnez les informations nécessaires, pour les dossiers que vous tenez ; vous gardez les notes de l'équipe factuelles et nécessaires ; et vous ne téléversez pas de photos de pièces d'identité, ni de personnes qui n'ont pas donné leur accord.
• Transferts : Nous conservons vos dossiers aux États-Unis. Lorsque le droit britannique ou européen de la protection des données s'applique aux dossiers que vous nous transmettez sur vos membres, nous les transférons dans le cadre des clauses contractuelles types de la Commission européenne (module 2, de responsable du traitement à sous-traitant) et de l'avenant britannique relatif aux transferts internationaux de données (International Data Transfer Addendum) à ces clauses, qui font partie du présent contrat. Nous vous en adresserons un exemplaire signé sur demande.
• À la fin : pendant le présent contrat et les 30 jours de lecture seule qui suivent, vous pouvez télécharger à tout moment vos membres, adhésions, paiements, casiers et arrivées. Un an après la fermeture de votre console, nous supprimons vos dossiers, à l'exception de ce que la loi nous oblige à conserver ou de ce dont nous avons besoin pour régler un litige, et nous le confirmons par écrit si vous le demandez.

9. Suspension et fin du contrat

Nous pouvons suspendre votre console immédiatement si vous manquez à la section 6 ou 7, si vous mettez des membres en danger ou si vous ne payez pas, et nous vous en indiquerons la raison. Vous pouvez mettre fin au présent contrat en résiliant votre formule (section 4) ou, pour un pilote, en nous prévenant. Nous pouvons y mettre fin en vous prévenant au moins 30 jours à l'avance, ou immédiatement si nous avons suspendu votre console et que vous n'avez pas remédié à la situation dans un délai raisonnable. À la fin du contrat, votre console reste ouverte en lecture seule pendant 30 jours pour que vous puissiez exporter vos dossiers, puis elle ferme ; la section 8 indique ce qu'il advient ensuite de vos dossiers.

10. Responsabilité

Le service est fourni « en l'état », sans garantie d'aucune sorte, dans les limites permises par la loi. Nous ne sommes pas responsables des dommages indirects, accessoires, spéciaux ou consécutifs, ni des pertes de bénéfices ou de données, résultant du présent contrat ou du service. Notre responsabilité totale au titre du présent contrat est limitée à ce que vous nous avez payé pour votre formule au cours des 12 mois précédant la réclamation. Rien dans le présent contrat ne limite une responsabilité que la loi ne permet pas de limiter.

Vous prendrez en charge nos frais et pertes raisonnables résultant d'une réclamation d'un tiers contre nous qui découle de votre manquement à la section 6 ou 7, ou de ce que vous publiez ou envoyez via The Cigar Library.

11. Modifications et dispositions générales

Nous pouvons modifier le présent contrat. Nous publierons la nouvelle version sur cette page avec une nouvelle date et enverrons un e-mail à votre propriétaire au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur d'une modification qui réduit vos droits. Il est ensuite demandé à votre propriétaire d'accepter la nouvelle version dans la console, et la souscription d'une formule la demande aussi ; tant qu'elle n'est pas acceptée, les fonctions de votre formule sont désactivées.

Les notifications qui vous sont destinées sont envoyées à l'adresse e-mail de votre propriétaire ; celles qui nous sont destinées, à support@thecigarlibrary.com ou à l'adresse indiquée à la section 1. Vous ne pouvez pas céder le présent contrat sans notre accord écrit ; nous pouvons le céder avec notre activité. Le présent contrat, avec nos conditions d'utilisation, notre politique de confidentialité et nos conditions du programme de parrainage, constitue l'intégralité de l'accord relatif à la console et à votre formule.

Droit applicable : Le présent contrat est régi par le droit de l'État de Floride (États-Unis), sans égard à ses règles de conflit de lois. Tout litige le concernant relève des tribunaux d'État ou fédéraux du comté de Pinellas (Floride), dont vous et nous acceptons la compétence. Si votre lounge ou votre HERF se trouve au Royaume-Uni ou dans l'Union européenne, cela ne vous prive d'aucune protection que vous accorde la loi du lieu où vous êtes et à laquelle il ne peut être dérogé par convention.

12. Nous contacter

Pour toute question sur le présent contrat, écrivez à support@thecigarlibrary.com ou adressez un courrier à TeqBean Holdings, LLC à l'adresse indiquée à la section 1.